Fokusera på inre motivation

Respondenternas engagemang i undersökningen har stor påverkan på bortfallet och intresse för ämnet är en av de viktigaste faktorerna för att få en hög svarsfrekvens. Det går exempelvis att se att det är troligare att få hög svarsfrekvens i en medlemsundersökning, än en undersökning för ett företag som respondenten sällan har kontakt med. Det innebär att svarsfrekvensen kan höjas genom exempelvis ett lockande och intressant missivbrev som motiverar den svarande. Tekniken baseras på Self Determination Theory som beskriv att intern motivation get ett starkare engagemang hos respondenten. Därför är det enligt teorin möjligt att höja svarsfrekvensen och få bättre kvalitet på data genom att fokusera på respondentens perspektiv och utforma både missivbrevet och enkäten på ett sätt som höjer den interna motivationen att delta.

Lyft organisationen bakom undersökningen

Ofta betonas att enkäten och dess frågor ska ge respondenten en känsla av tillit gentemot dem som står bakom undersökningen. Ett flertal studier tyder på att en trovärdig institution, såsom ett akademiskt lärosäte, bör framhäva sitt varumärke i enkätundersökningar. Människor är nämligen mer benägna att acceptera en förfrågan om de känner att den kommer från en trovärdig organisation. Om man ser organisationen som en auktoritet med befogenhet att samla in information kan även känslan av att ens privatliv kommer att skyddas i undersökningen stärkas. Lyft fram organisationen genom att exempelvis sätta organisationens logotyp på följebrev, kuvert eller i en webbenkät, samt att tydligt nämna organisationen i den information som lämnas om undersökningen.

Ha kunskap om respondenterna & anpassa undersökningen efter dom

Olika tekniker fungerar olika bra på olika respondenter. Därför bör man analysera sin målgrupp och utröna vilka tekniker som ska användas innan enkätundersökningen designas. Är målgruppen exempelvis personer i chefspositioner, ska man särskilt betona att ett universitet står bakom. Är det en person med svagare ekonomi som ska svara, så är incitament ett bra sätt att motivera. Riktar man sig till högt uppsatta chefer kan istället

betydelsen av enkätundersökningen med fördel betonas. Kunskap om respondenten gör det också lättare att välja rätt metod, exempelvis svarar äldre målgrupper ofta på hellre på pappersenkäter, framför webbenkäter.

Grafisk design och genomtänkt struktur på frågor

För att få ett enkätsvar som är komplett och för att respondenten ska känna att den vill börja svara på enkäten är det viktigt att ha en bra konstruktion och design. Enkäten ska alltså utformas på så sätt att den blir så okomplicerad och lättillgänglig som möjligt för respondenten. Undvik till exempel för långa eller för många frågor, se till att frågorna är lätta att läsa och det finns svarsalternativ som är enkla att välja på.

Enkäten bör även vara luftig och överskådlig och det ska vara lätt för respondenten att skicka in svaren. När det gäller postala enkäter är det viktigt att skicka med ett frankerat svarskuvert och i webbenkäter ska tekniken fungera utan problem.

Designmässigt så kan symboler, nummer, kontraster och avstånd mellan rader vara sånt som gör enkäten lättare  att svara på och känns översiktlig.

Aviseringar

Aviseringsbrev innebär att man, innan man skickar ut själva enkäten, skickar ut ett brev eller vykort till respondenterna där man berättar att de snart kommer att få hem en enkät. Enligt studier har aviseringsbrev en positiv inverkan på svarsfrekvensen i alla slags enkätundersökningar. Det blir en ”fot i dörren”.

Påminnelser

Påminnelser nämns ofta som en av de tekniker som fungerar för att höja svarsfrekvensen i enkätundersökningar. De ger en möjlighet att påminna och uppmuntra respondenten att svara, samtidigt som vikten och betydelsen av respondentens svar för hela undersökningen kan upprepas. Det är dock viktigt att påminnelser inte uppfattas som påtryckningar.

Incitament

Det finns delade meningar bland forskare angående vilken effekt incitament har på svarsfrekvensen. Incitament innebär att respondenten får någon slags belöning vid deltagande i en undersökning, till exempel lotter eller biobiljetter. Ett incitament behöver inte vara materiellt eller ekonomiskt, men kan också handla om att skicka ut resultatet på undersökningen när den är avslutad.

Incitament kan i vissa fall höja svarsfrekvensen och ha en positiv effekt. Det kan ses som en motvikt till arbetet respondenten lägger ned för att svara på enkäten. Vissa menar dock att man i stället bör fokusera på den inre motivationen, att vissa alltså kanske bara svarar snabbt för att få incitamentet och inte tar undersökningen på allvar.

Testa enkäten

Att göra tester av enkäten innan den skickas ut är att rekommendera för alla enkätmetoder, men särskilt viktigt i webbenkäter och postala enkäter eftersom det inte finns möjlighet att förklara frågorna eller rätta eventuella otydligheter i enkäten under tiden respondenten svarar. Både frågor och övrig text, som instruktioner och övergångar, bör testas så att de förstås rätt. Genom att testa enkäten innan, så upptäcker man fel och problem som gör att vissa kanske inte svarar eller fullföljer en enkät – Och kan rätta till det så att fler svarar.

Personalisering

Personalisering kan definieras som ”tekniker som syftar till att få individuella respondenter att känna att de får individuell, personlig hänsyn och uppmärksamhet från den som står bakom enkäten”. Det görs genom att exempelvis adressera respondenten personligen i inledningen av e-postutskick eller signera missivbrevet etableras ett mer personligt förhållande till respondenten. På så sätt förmedlas också vikten av respondentens deltagande.

Möjlighet att välja språk

Att kunna erbjuda enkäten på olika språk är av stor vikt. Att inte göra detta kan innebära att personer som inte pratar enkätens huvudsakliga språk eller inte kan läsa och skriva språket inte deltar. Detta kan eventuellt leda till felskattningar eftersom man då riskerar att förlora en eller flera grupper av deltagare.

Hoppas denna artikel om tekniker för att hög svarsfrekvens var hjälpsam för dig. På Enkätfabriken jobbar vi med flera metoder för att höja svarsfrekvensen. Vill du veta mer eller ha hjälp med en undersökning är du varmt välkommen att kontakta oss!